公式LINEのグループ作成方法とメンバーの参加手順を解説

LINE公式アカウントで利用できる2種類の「グループ」機能

LINE公式アカウントには、目的が異なる2種類のグループ機能が用意されています。

一つは、複数のユーザーと公式アカウントが同時にやり取りできる「グループチャット」機能です。
これは、ユーザーが作成した既存のグループに公式アカウントを招待する形で参加します。

もう一つは、複数のLINE公式アカウントを一つのグループとして一元管理するための機能です。
店舗ごとや事業部ごとにアカウントが分かれている場合に、メンバーの権限設定などを効率化できます。

【DL資料】LINE公式アカウントの開設手順ー今後必ず必要になるアカウントを準備しようー

【チャット用】ユーザーのグループに公式アカウントが参加する方法

LINE公式アカウントは、ユーザーが作成した既存のLINEグループに参加して、複数人と同時にコミュニケーションをとることが可能です。

この機能を利用するには、事前に公式アカウント側でグループへの参加を許可する設定が必要です。
設定完了後、ユーザーは通常の友だちを招待するのと同じ手順で、公式アカウントをグループに追加できます。

招待された公式アカウントが参加すると、グループチャットで双方向のやり取りが始まります。

公式アカウントがグループチャットに参加するメリット

公式アカウントがグループチャットに参加する最大のメリットは、複数の顧客と同時にコミュニケーションが取れる点にあります。
個別に対応する手間が省け、特定の顧客層に向けた情報提供や質疑応答を効率的に行えます。

例えば、学習塾が生徒と保護者のグループで連絡事項を共有したり、不動産会社が内見希望者のグループで物件情報を一斉に案内したりする活用方法が考えられます。
また、ユーザー同士の交流が生まれることでコミュニティが形成され、商品やサービスへのエンゲージメント向上も期待できます。

グループチャットへの参加を許可する事前設定の手順

LINE公式アカウントのグループチャットへの参加を許可する設定は、パソコンの管理画面、またはスマートフォンのLINE公式アカウント管理アプリから操作できます。

・管理アプリから操作する場合

➀まずアプリを開き、画面の右上にある歯車アイコンの設定ボタンをタップ
➁左の設定＞アカウント設定をタップ
➂設定項目の中から「グループ・複数人トークへの参加を許可する」を選択

この設定を有効にしておかなければ、ユーザーからグループに招待されても参加できないため、必ず確認しておきましょう。

作成済みのグループに公式アカウントを招待する流れ

ユーザーが作成した既存のLINEグループにLINE公式アカウントを招待する手順は、友だちを招待する場合と似ています。

ただし、LINE公式アカウント側で事前に「グループ・複数人チャットへの参加を許可する」設定を行う必要があります。
この設定は、LINE公式アカウントの管理画面で「設定」>「アカウント設定」>「機能の利用」から選択できます。

➀グループのトーク画面右上にあるメニューアイコンをタップし、「招待」を選択します。
➁表示される友だちリストの中から、招待したい公式アカウントを選んで「招待」ボタンを押します。
招待された公式アカウント側で特別な承認操作は不要で、自動的にグループへ参加が完了します。

LINE公式アカウントがグループに参加するには、この事前設定が必須です。設定が行われていない場合、招待されてもグループに参加できず、自動的に退会となることがあります。

また、招待されてもLINE公式アカウント側に通知が届かない場合があるため、参加の確認のためにスタンプを送信するなどの対応が必要になることがあります。
参加が完了すると、グループのメンバーとして表示され、他のメンバーと同様にメッセージの送受信が可能になります。

公式アカウントがグループチャットに参加できない場合の確認点

ユーザーからグループに招待されたにもかかわらず、公式アカウントが参加できない場合はいくつかの原因が考えられます。

最も多いのは、管理アプリでの「グループへの参加」設定が許可されていないケースです。
➀設定が「参加を許可する」になっているか確認してください。
➁招待しようとしているグループの参加人数が上限の500人に達している可能性も考えられます。
また、招待する側のユーザーが、対象の公式アカウントを友だちとして追加していることも参加の条件です。

これらの点を確認しても解決しない場合は、通信環境やLINEアプリの一時的な不具合も考慮し、時間をおいて再度試す必要があります。

【管理用】複数の公式アカウントを束ねるグループの作り方

複数のLINE公式アカウントを運営している企業向けに、アカウントの権限などを一元管理できるグループ機能があります。

この機能を使うと、メンバーの追加や権限設定をグループ単位でまとめて行えるため、運用管理が大幅に効率化します。

例えば、全国に店舗展開する企業が各店舗のアカウントを本社で管理する際などに役立ちます。
この管理用のグループ作成は、PC版のLINEOfficialAccountManagerからのみ操作可能です。

複数アカウントをグループで一元管理する利点とは

複数のLINE公式アカウントを運営している場合、それぞれのアカウントで担当者の追加や権限設定を行うのは非常に手間がかかります。
管理用グループ機能を利用すれば、そのグループに一度メンバーを追加するだけで、紐づいている全ての公式アカウントに同じ権限をまとめて付与できます。

これにより、担当者の異動や退職に伴う権限変更作業が大幅に簡略化され、管理コストの削減とセキュリティの強化が実現します。
特に、複数の店舗やブランドを運営する企業、または複数のクライアントのアカウントを管理する代理店にとって、業務効率を大きく向上させる有効な手段となります。

管理用グループを新規で作成する具体的な手順

管理用グループの作成は、PC版のLINEOfficialAccountManagerで行います。

➀管理画面にログインし、画面左上にあるアカウント名が表示されている部分をクリックして「グループ」タブを選択。

➁リストの上部に表示される「グループを作成」というボタンをクリック。

➂作成したいグループの名前を入力、アカウントやメンバーを追加。

④最後に作成ボタンを押して完了。

作成したグループのメンバーに付与できる権限の種類

管理用グループでは、メンバーの役割に応じて4種類の権限を付与できます。
担当業務に必要な権限のみを付与することで、誤操作のリスクを減らし、セキュアなアカウント運用体制を構築できます。

グループに参加しているアカウントを追加・削除する方法

作成した管理用グループに、管理対象の公式アカウントを追加または削除する手順は簡単です。

➀PCの管理画面から該当のグループ設定画面を開き、「⚙グループ設定」を選択。

➁「アカウントを追加」ボタンをクリックすると、自分が管理者権限を持つアカウントの一覧が表示されるので、グループに追加したいアカウントを選んでください。

一方、アカウントをグループから削除する場合は、左のメニューバーにある「グループを削除」ボタンから削除可能です。
組織変更などに伴う管理対象の変更も柔軟に行えます。

不要になった管理用グループを削除する手順

組織再編などで管理用グループが不要になった場合は、PC版の管理画面から削除できます。
➀削除したいグループの設定画面を開き、左のメニューバーにある「グループを削除」ボタンから削除可能です。
削除を実行すると、最終確認のポップアップが表示されるので、内容を確認して再度削除を確定させます。

重要な点として、グループを削除しても、そのグループに紐づけられていた個々のLINE公式アカウント自体は削除されません。
あくまでアカウントを束ねていた管理用の枠組みがなくなるだけです。

まとめ

LINE公式アカウントのグループ機能には、ユーザーとの双方向コミュニケーションを可能にする「チャット用グループへの参加」と、複数アカウントの運用を効率化する「管理用グループ」の2種類があります。
前者は顧客との関係性を深めるために、後者は管理業務の負担を軽減するために役立ちます。
それぞれの機能の目的と設定方法を正しく理解し、自社のビジネスモデルや運用体制に合わせて使い分けることが、LINE公式アカウントの活用効果を高める上で重要です。

これらの機能を有効に活用して、顧客満足度の向上や業務効率の改善を目指しましょう。